浅谈工程施工单位的档案管理

产品时间:2021-10-29 01:04

简要描述:

[概要]工程档案是在工程施工和工程施工管理过程中构成的,需要现实、精确地叙述工程施工过程及工程实体的实际情况,它是具备留存价值的文字、图表、声像等类型的文件材料。工程档案也是已竣工工程实体在运营、检查、确保、管理、扩建和改建时不可缺少的、最重要的完整依据。工程档案的搜集、整理和管理是工程建设及工程竣工验收的最重要工作内容,需从工程档案构成的第一个环节使劲。...

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本文摘要:[概要]工程档案是在工程施工和工程施工管理过程中构成的,需要现实、精确地叙述工程施工过程及工程实体的实际情况,它是具备留存价值的文字、图表、声像等类型的文件材料。工程档案也是已竣工工程实体在运营、检查、确保、管理、扩建和改建时不可缺少的、最重要的完整依据。工程档案的搜集、整理和管理是工程建设及工程竣工验收的最重要工作内容,需从工程档案构成的第一个环节使劲。

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[概要]工程档案是在工程施工和工程施工管理过程中构成的,需要现实、精确地叙述工程施工过程及工程实体的实际情况,它是具备留存价值的文字、图表、声像等类型的文件材料。工程档案也是已竣工工程实体在运营、检查、确保、管理、扩建和改建时不可缺少的、最重要的完整依据。工程档案的搜集、整理和管理是工程建设及工程竣工验收的最重要工作内容,需从工程档案构成的第一个环节使劲。

[关键词]施工档案管理  1、施工单位工程档案的分类及内容  施工单位工程档案大体还包括以下几大类型:  1)施工综合管理文件。还包括:施工方案、施工计划、施工措施,有关质量、安全性、工程进度计划、环保水保方面的往来文件,会议纪要,各种施工原始记录,工程照片和视频等;  2)质量保证文件。

还包括:原材料及构件出厂证明、复验单及试验报告,半成品、成品试验成果汇总及现场材料亲眼采样记录、混凝土(砂浆)配料单,各种现场检测记录及报告,设备、机具、仪器仪表率定检测记录及检修记录等;  3)质量检查护照文件。如:施工定位测量,放样报验单,施工测量成果报审表及测量成果等,测量原始记录及测试、下陷、偏移、变形监测记录,各种单元工程验收及审定(还包括工序)、交工竣工验收记录等;  4)完工图;  5)工程承销文件。还包括:计量缴纳文件及竣工承销文件,合约更改、赔偿与鼓吹赔偿文件等;  6)工程验收文件。还包括:合约项目工程(不含单位及分部工程)竣工竣工验收护照鉴定书,施工报告、阶段竣工验收、递工交面验收报告、完工报告、工程建设施工大事记,完工承销报告,工程接管证书及工程项目缺失(售后服务)责任中止证书等;  2、工程档案的构成不应现实,精确、满足要求  工程档案的内容必需现实、原始、精确、规范、系统,与工程实际相符合,绝不允许假造或与实际相符;其深度必需合乎国家有关工程方面的技术规范、标准和规程。

  3、工程档案的编成、搜集,整理、管理和接管  1)工程档案的编成  ①填上要规范  施工单位不应在项目正式成立初期备齐工程涉及施工规范、竣工验收标准,使工程文件一开始就用规范化、标准化来严格要求,杜绝施工过程中产生的不规范的完整施工资料和文件经常出现。  ②签署盖章不应符合要求  拒绝责任人签署部位必需由责任人本人按照身份证的姓名签署,不不应用于化名,不准代签或用印章替换亲笔签名;亲笔签名时应标明日期。  有责任单位签署盖章部位必需由责任单位责任人签署,并砖墙该单位的现场派出机构的公章。

  ③改错要符合要求  在工程文件编成过程中不可避免的会经常出现一些错误,准确的改错方法是将错误用斜线划掉,再行在其右上方填上准确的文字(或数字),禁令用于修正液、贴改写、刀片风吹或用墨水涂黑等方法。  2)工程档案的搜集  工程项目所构成的全部工程文件在文档前按档案管理的拒绝展开收集整理;并在文档前对工程项目所构成的全部文件材料按档案管理拒绝展开查漏革除和完备。  3)工程档案的整理  工程文件的组卷应遵循其大自然构成规律和成套性特点,分类科学,组卷合理,维持卷内文件的有机联系;使构成的案卷既能精确、系统地体现工程的全貌,又便于交给和利用。

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  ①必要针对本项目非弗发性管理文件按合约项目融合问题、文件类型、年度等展开整理组卷。  卷内文件按问题、时间、文号或最重要程度排序,同一问题(事项)的批示与国家发改委、函与批示、主件与附件应以无法分离,并按国家发改委在前、批示在后,批示在前、函在后,主件在前、附件在后的顺序排列;同一事项的往来文函应放到一起,依时间顺序排列。  ②非管理性的工程文件按项目区分的单位(单项)工程、分部工程、单元(分项)工程并融合问题、年度、文件类型、专业等展开整理组卷。  卷内文件为材质证明文件按材质类别、出厂排序;卷内文件为质量检查、审定、竣工验收文件、试验检验、施工记录则按单位工程、分部(分项)工程、桩号、高程排序。

  ③标准化图、标准图不应分开组卷;若使用了标准化图、标准图,必需在工程文件整理组卷时于图纸目录中标明其图号及编成单位,并在卷内订正表格解释中标明。  卷内图纸按单位(单项)工程、专业排序,同专业图按图号顺序排列。  4)工程档案的接管  工程档案整理完经监理检查合格后接管建设单位,接管时应具体接管的内容、案卷数、图纸张数等,并理应完善的清点、双方签署、盖章等过渡申请。

  4、工程项目档案管理中不应留意的问题  ①创建工程档案管理的组织机构  工程项目部正式成立的同时创建工程档案管理的组织机构,不应具体主管档案管理工作的领导,成立档案管理部门,配有专职的档案管理人员。  ②完善档案管理制度  在工程项目施工初期就不应融合工程项目实际情况,制订适当的工程档案管理规定,具体各部门在工程档案构成过程中各自不应分担的职责。只有工程项目建设过程中各阶段档案资料的有序管理,才能确保归档文件材料及图纸内容的精确、齐全、规范,才能确保施工技术材料记录齐全、签订完善,原材料质量保证资料现实可信,完工图与实物吻合。  ②强化现场施工技术人员档案意识  理应计划、有措施、分期分批对工程管理人员、施工现场作业人员展开档案业务知识、工程质量标准科学知识培训,使工程项目管理人员、施工技术人员在强化档案意识的同时也熟悉档案业务和工程质量标准。

  5、工程档案管理人员不应不具备的素质  工程档案管理归根到底是人才的管理,要想要构成高质量工程档案,不但拒绝档案管理人员能对档案展开日常用于、确保、改版、搜集、整理等,同时要具备较强的专业知识,适当的施工经验和很好的文化素养。  ①要有责任心  首先档案管理是一种专业型强劲、必须细心地对待每一个数据、每一份表格,保证工程档案的准确无误;其次档案管理也是一种涉及面甚广、工作量大的工作,必须冷静的分门别类的整理、文档;同时档案管理工作也是一种简单繁复、枯燥无味的工作,在长年的工作中不易产生沮丧的情绪,所以,档案管理人员在工作中要有充足的责任心,要严肃认真、一丝不苟的对待。

  ②要不具备专业知识  首先要能看懂工程施工图,能编成改动工程完工图,根据图纸计算出来工程量;也要理解各类工程施工方法、施工工艺及施工技术;熟悉工程建筑材料的分类、性能、用途;  其次要能准确填上各种施工记录、隐密工程记录、工程验收表格、工程审定表格、还要理解文秘基础知识,熟知工程建设活动的报告、国家发改委、通报、会议纪要等应用于公文的撰写方法;熟知工程资料搜集的内容、范围;掌控工程档案搜集、编成、整理的方法。  ③要不具备电子办公能力  随着科学技术的发展,电子档案渐渐普及,档案工作仍然局限于纸上,娴熟的掌控电子档案的应用于技术及办公软件,能过够及时、精确、原始、系统的把档案资料电子化,为档案的管理工作提高效率。  ④要有积极主动的协商能力  在实际工作中,档案人员协商能力的充分发挥经常与档案的齐全原始联系在一起。

档案管理人员为了作好档案工作,不可避免的要和业主、监理、设计等有关单位做事,要想要确保工程档案及时、齐全、规范的文档,除靠有关规章制度外,更加主要是靠档案工作者自身的素养和协商能力的充分发挥。  ⑤要主动自学并掌控新的规程、规范  国家新技术、新工艺、新的规范的改版日益减缓,档案管理人员在熟悉涉及工程法律法规、政策、标准及其用于情况的同时,还要时刻留意有关规范标准的改版替代,并尽早自学掌控。  结束语  工程档案管理是工程建设过程中不可或缺的一项最重要工作,是一项严肃坦率的技术工作,是一项系统工程,是牵涉到各个专业技术部门、跨越整个施工过程的一项复合性工作。

要确保工程档案原始、规范、齐全并现实、精确的记录和体现施工及竣工验收的全过程,就必需大大提升档案管理水平,就要把工程档案管理工作划入科学化、规范化的管理轨道,只有这样才能确保构成一流的工程档案,从而为建设一流工程项目获取档案方面的确保。.。


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